1）歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍及文件的質(zhì)量滿足上文的要求；
2）歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷；
3）根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。
4）勘察設(shè)計單位應當在任務完成時，施工監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。
5）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對其完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。