1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚，將 不同的文件資料分開裝訂、 同類型的資料裝訂成冊，并按工程進度依次編制流水編號。
2、移交資料類別必須齊全，內(nèi)容完整。
3、歸檔的工程文件 原則上為原件。沒有原件時，復印件要清晰，并注明原件存放位置。
4、歸檔文件應(yīng)字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備。
5、工程資料統(tǒng)一
采用A4紙規(guī)格，不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格，圖標欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料(如勘察報告)除外。
6、工程資料盡量使用計算機打印(簽名和日期除外)，不得使用涂改液修改;簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。
7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖，不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。
8、所有竣工圖均應(yīng)加蓋 竣工圖章和
設(shè)計出圖專用章。竣工圖的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風琴的樣式，見下圖1)竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處。
9、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖，并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。
10、制作竣工圖只能以圖紙會審、設(shè)計變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。
五、工程部整理規(guī)范程序
(一)、資料的整理及排列
1、整理方法
日常收集整理：按項目-單位工程進展先后所形成的資料類型裝盒，按《工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷。
附件1： 工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表
備注：對于單位工程的劃分，可以參照施工許可證或者根據(jù)現(xiàn)場實際情況劃分，比如高層，可能是幾棟樓組合在一起才是一個單位工程，對于別墅等資料較少的單體，可以按片區(qū)或者組團進行劃分。幾個項目共用并且無法分開的資料，可以組綜合卷。
移交時整理要求：
(1)清整、檢查各階段形成的資料，確保嚴格按照附件1分類組卷;
(2)督促各工程師清理個人手中資料，將應(yīng)歸檔的文件補充歸檔;
(3)粘貼案卷背脊：根據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關(guān)內(nèi)容;
(4)將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進行編流水號，頁號從“1”開始，用鉛筆書寫在文件右下角，雙面書寫的文件，背面在左下角書寫編號，折疊后的圖紙一律寫在右下角，并編制卷內(nèi)目錄。
(5)制作卷封皮及備考表
(6)所有收發(fā)文要登記臺賬
2、整理步驟
組卷年度：同類型、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間。
(1)根據(jù)工程進展順序清整已裝盒的資料，先按“單位工程-類型”的標準分類，然后分別按年度先后依次編順序號，如：2002、2003、2004……。
A、不同檔案盒或卷的排列方法：
同一個項目竣工工程、同一工程階段的資料，則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列，以此類推，案卷盒的排列如：2008、2009……。
B、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法：
同項目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列。
例：某盒中有兩卷，即01、02，分別形成年度為2000、2001年，在盒中依次排列為2000、2001;又以某卷為例：某卷最早年度為1999，最晚年度為2001，卷內(nèi)文件依次排列為1999、2000、2001年，其組卷年度為2001年)。
(2)
按工程進展分類型、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容，按照類別進行組卷裝訂，不同類別的資料要分開裝訂，如工程開工令，同一個單位工程的則按照時間順序裝訂在一起組成一卷，即使資料再少，也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。
不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個檔案盒中，該盒案卷題名根據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成，比如一個檔案盒中包含工程開工令、工程延期報告兩卷資料，可以概括為：某某項目工程開工令、工程延期報告等資料。
當同一類文件數(shù)量較多，可以組成多卷時，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號，括號內(nèi)以簡短文字概括本卷內(nèi)容。
(3)盒中每卷必須編制卷內(nèi)目錄與該卷一起裝訂，以便及時查閱相關(guān)卷內(nèi)內(nèi)容。
(4)填寫《檔案資料移交書》，向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù)，并進行清點雙方簽字認可。