一、監(jiān)理通知單的意義與作用
監(jiān)理通知單是監(jiān)理工程師在工程建設(shè)過程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件。目的是督促承包單位按照國家有關(guān)法律法規(guī)、合同約定、施工規(guī)范和設(shè)計文件進(jìn)行工程施工，保證工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題(不符合設(shè)計要求、施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同約定等)能得到及時糾正。
監(jiān)理通知單具有強制性、針對性、嚴(yán)肅性的特點。監(jiān)理通知單一旦簽發(fā)，承包單位必須認(rèn)真對待，在規(guī)定期限內(nèi)要求進(jìn)行落實整改，并按時回復(fù)。
善于運用和簽發(fā)監(jiān)理通知單是監(jiān)理有所作為的體現(xiàn)。它能督促承包單位及時進(jìn)行整改，促進(jìn)工程建設(shè)的有效進(jìn)行，有效地維護(hù)建設(shè)單位的利益。
同時，簽發(fā)監(jiān)理通知單也是考核監(jiān)理如何行使手中權(quán)力的一個指標(biāo)，是對監(jiān)理業(yè)務(wù)能力和管理水平的一種檢驗。
二、簽發(fā)過程中不規(guī)范表現(xiàn)
1、提出的存在問題不詳細(xì)，缺乏具體表述;或?qū)嶋H內(nèi)容有偏差，證據(jù)不足。
有的監(jiān)理通知單中所述的問題空洞、抽象，如“現(xiàn)場鋼筋保護(hù)層厚度不符合要求”，就缺少存在問題的具體鋼筋部位、保護(hù)層厚度的實測實量、違反的規(guī)范名稱和具體條款的描述，給人感覺是監(jiān)理未到現(xiàn)場實測實量。
另外，由于監(jiān)理人員業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平等綜合素質(zhì)的差別，將缺乏證據(jù)或有偏差的內(nèi)容也寫進(jìn)監(jiān)理通知單，從而影響到承包單位和建設(shè)單位對監(jiān)理的評價，進(jìn)而削弱貨降低對監(jiān)理的可信度和權(quán)威。
2、缺乏時間觀念，對監(jiān)理通知單的時效性缺乏認(rèn)識和重視。
具體表現(xiàn)在監(jiān)理簽發(fā)監(jiān)理通知單的時間和承包單位簽收通知單的時間均不具體，多數(shù)只署年月日，沒有詳細(xì)到時點分，時效觀念弱。
監(jiān)理通知單的生效是以承包單位在回執(zhí)上簽署姓名和收到的時間為準(zhǔn)，如簽發(fā)和簽收時間不具體，直接造成通知單的生效時間含糊。
如承包單位在上道工序施工中發(fā)生質(zhì)量問題時監(jiān)理簽發(fā)了通知單，但當(dāng)天承包單位在問題未整改的前提下擅自進(jìn)入下道工序施工，此時對方即可辯稱收到監(jiān)理通知單時已完成了上道工序，
開始轉(zhuǎn)入下道工序施工，如要求他現(xiàn)在整改，則需要返工，既影響進(jìn)度，又造成成本增加。此刻監(jiān)理可謂騎虎難下，左右為難。原因就在于監(jiān)理通知單簽發(fā)時間不具體。
3、僅僅要求承包單位采取整改糾正措施，未要求其采取預(yù)防措施。
簽發(fā)監(jiān)理通知單不僅僅是針對本次發(fā)生的問題，更重要的是要求承包單位分析問題產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)預(yù)防措施防止類似問題的再次發(fā)生，但此點在實際操作中往往被忽視。
4、用口頭通知代替簽發(fā)監(jiān)理通知單。這一方面不能完整地體現(xiàn)監(jiān)理自身的工作情況，是一種監(jiān)理有所不為的表現(xiàn);另一方面如發(fā)生質(zhì)量安全問題，就為責(zé)任界定留下后患。
5、不允許承包單位申訴，強令執(zhí)行。監(jiān)理通知單雖有一定的強制性，但根據(jù)FIDIC合同條款規(guī)定，應(yīng)允許承包單位申訴。
承包單位如認(rèn)為監(jiān)理通知單內(nèi)容不合理，應(yīng)在收到監(jiān)理通知單后24小時內(nèi)以書面形式向監(jiān)理提出報告，監(jiān)理在收到承包單位書面報告后24小時內(nèi)作出修改、撤銷或繼續(xù)執(zhí)行原監(jiān)理通知單的決定，并書面通知對方。
緊急情況下，監(jiān)理可要求承包單位立即執(zhí)行監(jiān)理通知單，或承包單位雖有異議，但監(jiān)理決定仍繼續(xù)執(zhí)行監(jiān)理通知單，此時承包單位應(yīng)予以執(zhí)行。
6、未及時抄送建設(shè)單位，監(jiān)理通知單回復(fù)后更是不轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)單位。
監(jiān)理往往將監(jiān)理通知單在第一時間內(nèi)下發(fā)給承包單位，卻遲遲不抄送建設(shè)單位，影響了建設(shè)單位在第一時間對施工中出現(xiàn)問題的全面掌控，導(dǎo)致監(jiān)理自身也失去了一次爭取建設(shè)單位對監(jiān)理處理相關(guān)問題支持的機會。
7、簽發(fā)時監(jiān)理人員冒名頂替或未做到親筆簽名。
主要表現(xiàn)在監(jiān)理員以專業(yè)監(jiān)理工程師的名義、專業(yè)監(jiān)理工程師以總監(jiān)理工程師的名義簽發(fā)監(jiān)理通知單，在總/專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄上出現(xiàn)冒名簽字或者直接打字上去的做法削弱了監(jiān)理通知單的嚴(yán)肅性，也不利于培養(yǎng)和樹立監(jiān)理人員的責(zé)任心。
8、缺乏能真實反映問題的工程照。
有的項目監(jiān)理機構(gòu)未配備數(shù)碼相機，監(jiān)理人員在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題就不能做到就地拍照取證，并反映到監(jiān)理通知單中，直接降低了反映問題的直觀性和客觀真實性。
三、撰寫要點及注意事項
1、監(jiān)理通知單應(yīng)在用詞上，要區(qū)別對待。對要求嚴(yán)格程度不同的用詞，應(yīng)分別采取“必須”、“嚴(yán)禁”、“應(yīng)”、“不應(yīng)”、“不得”或“宜”、“可”“不宜”等。
2、存在問題部位的表述應(yīng)具體。如問題出現(xiàn)在三樓三層樓板某梁的具體部位是應(yīng)注明：“三樓三層樓板⑥軸、(A)~(B)列L5梁”。
3、用數(shù)據(jù)說話，詳細(xì)敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容。一般應(yīng)包括監(jiān)理實測值、設(shè)計值、允許偏差值、違反規(guī)范種類及條款等
如：“梁鋼筋保護(hù)層厚度局部實測值為18mm,設(shè)計值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結(jié)構(gòu)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》(GB50204—2002)5.5.2條款規(guī)定”。對吃不準(zhǔn)的問題，監(jiān)理應(yīng)在內(nèi)部切磋商量，查找相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范后予以判斷。
4、要求承包單位整改時限應(yīng)敘述具體。如：“在48小時內(nèi)”。
5、要求承包單位在監(jiān)理通知單回復(fù)時，針對提出問題深刻分析問題產(chǎn)生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經(jīng)過和整改結(jié)果等。
6、要求承包單位采取預(yù)防措施，防止類似問題的再次發(fā)生。
7、注明承包單位申訴的形式和時限。如“對本監(jiān)理通知單內(nèi)容有異議，請在24小時內(nèi)向監(jiān)理提出書面報告”。
8、總/專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄應(yīng)親筆手簽。堅持“誰簽發(fā)、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則。
9、簽發(fā)和簽收時間應(yīng)具體，詳細(xì)到分鐘。如：“2005年3月10日上午9：30監(jiān)理簽發(fā)，上午9:35承包單位負(fù)責(zé)人簽收”。
10、反映的問題如果能用照片予以記錄，應(yīng)附上照片。
11、監(jiān)理通知單應(yīng)及時抄送建設(shè)單位