資料員任職資格
工程資料員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)。根據(jù)工程實(shí)踐，項(xiàng)目資料員必須具備以下條件：
1、必須具有一定的文書處理能力。
2、必須具有工程識(shí)圖及結(jié)構(gòu)構(gòu)造的相關(guān)知識(shí)，了解現(xiàn)場施工程序及各種關(guān)鍵數(shù)據(jù)。
3、除具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力外，還應(yīng)了解國家和項(xiàng)目所在地各級(jí)政府有關(guān)檔案管理的規(guī)定。
4、應(yīng)了解與工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工驗(yàn)收和安全生產(chǎn)有關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)范。
5、必須了解施工企業(yè)承包方式、合同簽訂、施工預(yù)算、現(xiàn)場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析管理的基本知識(shí)。
資料員日常
1、資料員應(yīng)及時(shí)收集、分析市場信息，加強(qiáng)對工程資料的現(xiàn)代化管理。
2、及時(shí)收集、整理工程施工各類圖紙以及補(bǔ)充資料，做好工程資料收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理等工作，做到文件資料管理規(guī)范、完整。
3、掌握施工技術(shù)質(zhì)量資料的歸檔要求，積極參與施工生產(chǎn)管理，做好資料的管理和監(jiān)控。
4、做好工程圖紙的收發(fā)和審核，對工程資料和工程圖紙等進(jìn)行獨(dú)立組合案卷與歸檔。
5、?處理好各項(xiàng)公共關(guān)系，包括與業(yè)主、項(xiàng)目經(jīng)理、總工，上級(jí)主管部門以及其他相關(guān)部門的關(guān)系，同時(shí)還要處理好與檔案管理部門的關(guān)系。
資料員具體工作
1、工程資料的收集
（1）資料員收集工程資料必須及時(shí)，必須保持與實(shí)際施工進(jìn)度同步。
（2）工程建設(shè)資料管理必須納入項(xiàng)目管理的程序中，資料員應(yīng)參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目管理人員工作會(huì)議等，及時(shí)掌握施工管理信息，便于對資料的管理和監(jiān)控。
（3）資料員對收集到的資料應(yīng)認(rèn)真審核，不符合規(guī)定的，應(yīng)予修改或重做。
（4）對分包單位必須提供的施工技術(shù)資料審核，從總工、工程部經(jīng)理到資料員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，所提供的資料不符合要求的，不予結(jié)算工程款（包括對供貨單位）
（5）資料員對收集到的資料應(yīng)及時(shí)整理、立卷與歸檔。
2、工程資料分類與保管
（1）為保證工程資料管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化
（2）工程資料的存放和保管方法根據(jù)在本單位的實(shí)際情況確定，并必須符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。
（3）工程檔案庫應(yīng)按檔案管理規(guī)定和要求建立，并報(bào)請本地檔案管理機(jī)構(gòu)組織檔案管理驗(yàn)收。
（4）工程檔案庫必須安全、清潔，并做到“六防”即防火、防盜、防蟲、防霉、防塵和防光。
（5）工程資料應(yīng)按相關(guān)規(guī)定移交、歸檔。項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收后，按有關(guān)規(guī)定和時(shí)限移交檔案館；按合同規(guī)定的時(shí)限提交業(yè)主。
（6）借閱工程資料時(shí)，必須履行相關(guān)手續(xù)，且不得損壞或遺失。
（7）工程資料的收回、銷毀按本單位和本地檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、工程資料的登記
（1）工程資料收發(fā)登記。無論是收回文件，還是發(fā)放文件，資料員應(yīng)對這些文件進(jìn)行逐件登記，并備案，以便于管理。
（2）工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢后，由于工作的需要，單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員經(jīng)常需閱某件文件資料，資料員應(yīng)建立登記臺(tái)帳，詳細(xì)列出借閱文件的時(shí)間、借閱人、借閱目的及歸還時(shí)間。
（3）工程資料傳閱登記：在文件處理過程中，如文件份數(shù)少而需要多人閱處或須知照文件精神的人數(shù)較多，則需要傳閱文件，因此需要建立文件傳閱登記制度。
4、工程資料的復(fù)印
（1）工程資料一般不可復(fù)印，但下列文件除外：非密級(jí)文件、投標(biāo)標(biāo)書、票據(jù)、憑證、少量一次性非常規(guī)表格等，又具有應(yīng)急性、單件性或少量性的其他資料。
（2）工程資料的復(fù)印由資料員統(tǒng)一管理，凡是受控文件不得擅自復(fù)印。必須復(fù)印應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（3）需要復(fù)印的文件材料，有關(guān)部門應(yīng)預(yù)先考慮其使用前景，適當(dāng)增加自存數(shù)，避免臨時(shí)突擊復(fù)印，如：工程圖紙等。
（4）如需轉(zhuǎn)發(fā)復(fù)印上一級(jí)單位文件，必須按有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，否則不得復(fù)印。密級(jí)文件復(fù)印須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印的文件如無批準(zhǔn)證明，資料員可不予復(fù)印。