淺談監(jiān)理資料員如何做好資料管理工作
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??? 按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中對(duì)監(jiān)理備案制管理的規(guī)定，工程施工及驗(yàn)收的全過(guò)程，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程資料的日常簽收、審批、核驗(yàn)和發(fā)文等工作。所以，監(jiān)理資料員在監(jiān)理工作中有著不容忽視的作用。衡量一個(gè)工程的好壞，除了通過(guò)工程實(shí)體反映外，資料也是一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。通過(guò)資料能反映出工程所使用材料的優(yōu)劣、工序之間的交接是否符合要求，工程是否按圖施工等等。作為監(jiān)理資料員，要嚴(yán)格把好這道關(guān)，做好資料的收集、復(fù)核、整理工作。那么，作為一名監(jiān)理資料員，如何才能做好資料的管理工作了？我認(rèn)為主要做好以下幾點(diǎn)：
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一、重視對(duì)資料的管理，做到“資料預(yù)控”
這一點(diǎn)至關(guān)重要，也是做好資料管理的必備條件。因?yàn)楹芏嗳硕颊J(rèn)為現(xiàn)場(chǎng)決定一切，資料只不過(guò)是現(xiàn)場(chǎng)的附屬物、是可以補(bǔ)，甚至可以寫(xiě)“回憶錄”的，以至于出現(xiàn)工程進(jìn)行了很長(zhǎng)時(shí)間，資料還是一片空白的怪現(xiàn)象。更有甚者，有的工程資料是竣工后閉門(mén)造車(chē)一次性“造”出來(lái)的。試想，不見(jiàn)證取樣、不進(jìn)行任
何試驗(yàn)編造出來(lái)的資料能真實(shí)反映工程實(shí)際嗎？要知道，工程建設(shè)監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過(guò)程中逐步形成的，是工程建設(shè)過(guò)程真實(shí)、全面的反映，對(duì)控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說(shuō)，如果資料不符合要求，工程實(shí)體質(zhì)量根本就無(wú)從談起。
由此，我們一定要從思想上重視對(duì)資料的管理工作，要堅(jiān)持報(bào)驗(yàn)必須資料先行，爭(zhēng)取做到“資料預(yù)控”。所謂 “資料預(yù)控”是指在施工前就對(duì)工程的施工過(guò)程應(yīng)具備的基本資料有個(gè)整體輪廓，需要收集哪些資料做到心中有數(shù)。因?yàn)槊恳粋€(gè)工程從基礎(chǔ)到主體、到裝飾直至竣工驗(yàn)收都有其內(nèi)在的規(guī)律和規(guī)定，有章可循。通過(guò)資料預(yù)控，可以做到對(duì)報(bào)審資料提前審查、督促施工單位做到資料與施工同步。
二、熟練掌握各階段資料收集的范圍及內(nèi)容
開(kāi)工初期，要組織施工單位進(jìn)行資料報(bào)審程序和資料管理的監(jiān)理交底，其中重點(diǎn)要明確三個(gè)要點(diǎn)：（1）明確各類(lèi)報(bào)表的格式、填寫(xiě)要求和報(bào)驗(yàn)時(shí)間；（2）明確材料報(bào)驗(yàn)制度和材料見(jiàn)證取送樣制度；（3）明確隱蔽工程檢查簽證制度，嚴(yán)格執(zhí)行自檢程序和共同檢查、簽證制度。同時(shí)要督促施工單位報(bào)審其單位資質(zhì)、施工人員資質(zhì)、特殊工種資質(zhì)、設(shè)備檢測(cè)報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、開(kāi)工報(bào)告等；并及時(shí)交給總監(jiān)理工程師審核確認(rèn)，之后進(jìn)行整理歸檔。隨著工程施工的逐步進(jìn)行，對(duì)由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位提出的各種工程聯(lián)系單、工程變更單及施工單位上報(bào)的工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表、工程材料\構(gòu)配件\設(shè)備報(bào)審表、檢驗(yàn)批\分項(xiàng)\分部工程的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)情況、尤其是質(zhì)量保證資料如：材料合格證、試驗(yàn)報(bào)告、砼、砂漿試塊強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告等，都應(yīng)該及時(shí)收集、整理。對(duì)施工單位報(bào)審的資料，經(jīng)專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師審核簽字后，作為資料員，也應(yīng)該認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求。材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)應(yīng)做好見(jiàn)證取樣登記臺(tái)帳、材料進(jìn)出場(chǎng)臺(tái)帳。準(zhǔn)確核對(duì)質(zhì)保資料與實(shí)物是否相符，有無(wú)假冒偽劣或以次充好的材料。對(duì)各方往來(lái)的文件做好收發(fā)文登記，對(duì)公司傳達(dá)的文件要及時(shí)任每個(gè)監(jiān)理人員傳閱，并做好記錄。在工程施工過(guò)程中，
出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題在所難免，此時(shí)，就要協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師做好監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單的工作。
隨著主體結(jié)構(gòu)臨近竣工，各專(zhuān)業(yè)分包單位陸續(xù)進(jìn)入，如鋁合金門(mén)窗、屋面防水、外墻涂料、油漆等裝飾工程，這時(shí)除了繼續(xù)督促施工單位搞好工程報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)的工作外，還要督促總包對(duì)分包單位的相關(guān)資料的報(bào)審，包括審核分包單位資
質(zhì)、人員崗位證書(shū)、材料的質(zhì)保資料，安全施工報(bào)告等等。在工程施工過(guò)程中，監(jiān)理資料員還要負(fù)責(zé)對(duì)每次的工地例會(huì)做好記錄，并整理成會(huì)議紀(jì)要發(fā)給相關(guān)施工單位，督促施工單位對(duì)紀(jì)要上提出的問(wèn)題及時(shí)整改。隨著資料日漸增多，還應(yīng)該按監(jiān)理單位的檔案管理要求對(duì)工程資料進(jìn)行編號(hào)歸檔并建立目錄，通過(guò)分門(mén)別類(lèi)的整理，使人一目了然，查閱方便。
當(dāng)裝飾工程臨近結(jié)束時(shí)，就要為工程驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。此時(shí)，監(jiān)理資料員就要協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理做好各裝飾分項(xiàng)工程的實(shí)測(cè)實(shí)量工作，并將有關(guān)數(shù)據(jù)做好記錄。將開(kāi)工以來(lái)所有資料全部整理起來(lái)，協(xié)助監(jiān)理工程師編寫(xiě)工程竣工報(bào)告，準(zhǔn)備驗(yàn)收。
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三、加強(qiáng)資料和現(xiàn)場(chǎng)的聯(lián)系
??? 在工程施工過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)和資料是相輔相成的。作為監(jiān)理資料員要加強(qiáng)資料和現(xiàn)場(chǎng)的聯(lián)系，做到現(xiàn)場(chǎng)和資料兩不誤。監(jiān)理資料員不僅僅只是做收集和整理資料的工作，而與現(xiàn)場(chǎng)“絕緣”。還應(yīng)該主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)，了解現(xiàn)場(chǎng)施工情況、材料進(jìn)場(chǎng)情況，這樣才能督促施工單位及時(shí)做好隱蔽工程報(bào)驗(yàn)、建筑材料報(bào)審及材料的取樣送檢工作。同時(shí)，作為監(jiān)理資料員也應(yīng)該熟悉相關(guān)的施工工藝及施工規(guī)范，這是大部分監(jiān)理資料員所欠缺的，也是每個(gè)監(jiān)理資料員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)的?？傊O(jiān)理資料員應(yīng)對(duì)施工過(guò)程中的各項(xiàng)有關(guān)專(zhuān)業(yè)規(guī)定，以及發(fā)生的施工資料，有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)才能夠完全勝任。
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四、加強(qiáng)與業(yè)主及施工單位的溝通與聯(lián)系，具備一定的協(xié)調(diào)能力
??? 監(jiān)理資料管理工作與其它監(jiān)理工作一樣也需要加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，取得業(yè)主的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等資料都是由業(yè)主提供。平時(shí)工作的來(lái)往、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)，工程計(jì)量和工程款支付，工期的延期、費(fèi)用索賠等工作都需要與業(yè)主溝通。否則，工作將很難開(kāi)展，監(jiān)理資料的管理就難以落實(shí)。
和施工單位的聯(lián)系就更廣泛了。一項(xiàng)工程從監(jiān)理項(xiàng)目部進(jìn)駐工地開(kāi)始，每一項(xiàng)施工過(guò)程都有著具體的工序管理和資料收集，從開(kāi)始的施工組織設(shè)計(jì)審查到最后的工程竣工驗(yàn)收，都有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦蚝痛罅康脑紙?bào)驗(yàn)資料，這些資料的收集和整理都需要施工單位的大力配合和全力支持才能完成。所以說(shuō)，監(jiān)理資料員的工作貫穿于整個(gè)施工過(guò)程的每一步、每個(gè)環(huán)節(jié)，與各個(gè)部門(mén)、各個(gè)專(zhuān)業(yè)相關(guān)聯(lián)。這就要求監(jiān)理資料員有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能，要善于與不同單位、不同部門(mén)以及不同專(zhuān)業(yè)人員的交往和溝通，要有一定的組織藝術(shù)，使資料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能有機(jī)地銜接。
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五、要加強(qiáng)學(xué)習(xí)
??? 作為監(jiān)理資料員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、新規(guī)范。因?yàn)橹R(shí)是不斷更新的，只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，及時(shí)充電，才能使自己的工作游刃有余。虛心向資料做得好的項(xiàng)目部學(xué)習(xí)，汲取他們的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)與其他項(xiàng)目部之間的相互交流、相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短、不斷完善，共同做好資料管理工作。
??? 另外，隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，逐步走向無(wú)紙化辦公趨勢(shì)，電腦在監(jiān)理資料的管理過(guò)程中的作用日益突出。這就要求我們能夠熟練使用電腦，具備一定的文檔管理知識(shí)和文字處理能力，對(duì)一些重要的資料還要建立電子文檔。有條件的項(xiàng)目部還可利用高速便捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)與公司的聯(lián)系，隨時(shí)上傳、下載一些文件和對(duì)工作有幫助的資源，這樣既可節(jié)約時(shí)間，又可提高工作效率。
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六、結(jié)語(yǔ)
??? 監(jiān)理資料員必須注意到整個(gè)工程的方方面面，在日常工作中，必須配合監(jiān)理項(xiàng)目部工作、責(zé)任心要強(qiáng)，及時(shí)做好監(jiān)理資料的收集、匯總及整理，通過(guò)對(duì)資料的復(fù)核，檢查資料是否符合規(guī)范要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)助監(jiān)理工程師督促有關(guān)單位進(jìn)行整改，通過(guò)資料的整理，參與監(jiān)理月報(bào)的編寫(xiě)。
除了做好以上五點(diǎn)以外，對(duì)工程技術(shù)的資料整理還必須做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。具體地說(shuō)：（1）及時(shí)性，是做好資料的前提。工程技術(shù)資料是對(duì)建筑實(shí)物質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的進(jìn)度及時(shí)整理.同時(shí)，及時(shí)性還反映在施工企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量的管理上.“自檢、互檢和交接檢”的質(zhì)量管理體制要求工程技術(shù)資料的整理必須及時(shí)，這是施工時(shí)嚴(yán)格控制的“質(zhì)量環(huán)”。同時(shí)，質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和投資控制也要求工程技術(shù)資料的整理必須及時(shí)，為控制提供可靠的依據(jù)。（2）真實(shí)性，是做好資料的靈魂。資料的整理應(yīng)該實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確，所有資料的整理應(yīng)與施工過(guò)程同步，材料使用前必須
有合格證和必要的試驗(yàn)報(bào)告。在對(duì)工程資料的核查中發(fā)現(xiàn)有的資料簽字不嚴(yán)肅，應(yīng)當(dāng)分別簽字的，全由一個(gè)人代筆簽字，甚至有的施工單位還仿照筆跡代建設(shè)單位、監(jiān)理單位人員簽字，使資料失去了真實(shí)性。一旦工程出現(xiàn)問(wèn)題需要處理時(shí)，就會(huì)責(zé)任不清。所以，在資料管理中，絕不允許有弄虛作假、歪曲事實(shí)的資料出現(xiàn)。（3）準(zhǔn)確性，準(zhǔn)確性是做好資料管理的核心。工程資料數(shù)據(jù)繁多，尤其是一些涉及到工程安全的數(shù)據(jù)，要力求準(zhǔn)確無(wú)誤。因?yàn)椴钪晾?，謬以千里，稍有疏忽將?huì)對(duì)工程帶來(lái)無(wú)法估量的損失。（4）完整性，是做好資料管理的基礎(chǔ)。不完整的資料將會(huì)導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。施工單位在各分項(xiàng)工程施工中，應(yīng)有完整的施工原始記錄、試驗(yàn)數(shù)據(jù)及分項(xiàng)工程自檢數(shù)據(jù)等質(zhì)量保證資料，監(jiān)理單位也應(yīng)有完整的監(jiān)理檢查記錄、監(jiān)理試驗(yàn)數(shù)據(jù)及分項(xiàng)工程監(jiān)理抽檢數(shù)據(jù)等資料。
??? 以上是我對(duì)監(jiān)理資料管理的一點(diǎn)膚淺看法，在此寫(xiě)出來(lái)，與大家共同探討，以期起到拋磚引玉的作用。其實(shí)，資料的管理是一項(xiàng)很繁瑣、細(xì)微的工作，但是只要我們拿出足夠的耐心、充分的細(xì)心和十分的熱心來(lái)，我相信是一定可以做好它的。