工程施工檔案資料是建筑施工技術(shù)工作的重要組成部分，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、改建和擴(kuò)建的基本依據(jù)，也是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件。在當(dāng)前工程施工檔案資料還存在著不夠準(zhǔn)確、缺少數(shù)據(jù)說話；內(nèi)容不夠齊全、完整；資料收集、整理不夠及時(shí)；部分提供的資料不夠權(quán)威性、有效性；還有的資料不夠嚴(yán)謹(jǐn)、缺乏可追溯性，個(gè)別資料還有弄虛作假的現(xiàn)象。做好工程資料，杜絕這些現(xiàn)象的存在，在施工管理過程中應(yīng)高度重視，工程施工檔案資料管理重在過程管理，資料員要明確自己的職責(zé)范圍、技術(shù)資料的內(nèi)容、資料的收集與歸檔管理、竣工資料的整理及裝訂；下面就這方面的問題，作簡(jiǎn)單的闡述。
一、資料員的職責(zé)范圍
工程施工檔案資料越來越引起建設(shè)領(lǐng)域的高度重視，它是建筑物在設(shè)計(jì)、施工過程中的全記錄，是保證施工質(zhì)量的重要組成部分；在施工承包單位應(yīng)至少設(shè)一名資料員，資料員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握各有關(guān)施工規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)主管部門頒布的文件、規(guī)定；熟悉全國質(zhì)量驗(yàn)收記錄表的格式與填寫要求；在資料收集、整理工作中，應(yīng)該特別強(qiáng)調(diào)的是嚴(yán)謹(jǐn)閉合，實(shí)事求是；對(duì)重要的技術(shù)資料應(yīng)保密，對(duì)工程施工檔案資料有查閱和分配權(quán)；未得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)允許，不得涂改、轉(zhuǎn)借他人。
二、施工資料的內(nèi)容劃分
工程施工檔案資料內(nèi)容主要包括：施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物資資料、施工測(cè)量記錄、施工及記錄、施工試驗(yàn)及記錄、施工驗(yàn)收資料及質(zhì)量評(píng)定資料。其中施工技術(shù)資料是工程檔案形成的重要保證。
工程技術(shù)資料應(yīng)按照資料類別進(jìn)行分類和組卷，施工技術(shù)資料包括：工程技術(shù)文件報(bào)審表、技術(shù)管理資料、技術(shù)交底記錄、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、設(shè)計(jì)變更文件、圖紙審查記錄、設(shè)計(jì)交底記錄及設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等。
工程技術(shù)文件報(bào)審表主要是指《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB50319-2013中規(guī)定的施工單位向項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)報(bào)送的技術(shù)文件資料、隱蔽驗(yàn)收、材料/構(gòu)配件時(shí)所使用的規(guī)范性表格，由施工單位填寫，報(bào)審表統(tǒng)一格式、編號(hào)，工程項(xiàng)目實(shí)施中的施工單位用表主要用A類表，A類表內(nèi)容主要包括工程開工/復(fù)工、施工組織設(shè)計(jì)/方案、質(zhì)量保證資料、工程款支付申請(qǐng)、材料/構(gòu)配件、工程竣工驗(yàn)收等表式，規(guī)范了表格，對(duì)建設(shè)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的促進(jìn)有很重要的價(jià)值意義。
技術(shù)管理文件是工程建設(shè)所不可缺少的，是指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的指導(dǎo)性資料，項(xiàng)目開工必須配備收集與該項(xiàng)目有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、圖集，它是工程技術(shù)、質(zhì)量、安全管理的重要依據(jù)。
工程技術(shù)交底是指導(dǎo)分部、分項(xiàng)工程具體實(shí)施的依據(jù)，技術(shù)交底宜求通俗易懂，主要控制點(diǎn)、施工方法要寫清楚，是施工中重要性文件資料。
施工組織設(shè)計(jì)的作用是實(shí)現(xiàn)基本建設(shè)計(jì)劃和設(shè)計(jì)要求，衡量設(shè)計(jì)方案施工的可能性和經(jīng)濟(jì)合理性、為及時(shí)做好各項(xiàng)施工準(zhǔn)備工作提供依據(jù)，保證勞動(dòng)力和各種物資的供應(yīng)和使用、協(xié)調(diào)在施工中各施工單位、各工種之間、各種資源之間以及空間布置與時(shí)間之間的合理關(guān)系，以保證施工的順利進(jìn)行、為建筑施工中的技術(shù)、質(zhì)量、安全生產(chǎn)、文明施工等各項(xiàng)工作提供切實(shí)可行的保證措施。施工組織設(shè)計(jì)與方案是工程檔案的重要組成部分，是工程施工過程中關(guān)鍵指導(dǎo)文件，施工組織設(shè)計(jì)應(yīng)有編制人、審批人簽字和主管部門蓋章。施工組織設(shè)計(jì)要編制及時(shí)，審批技術(shù)，真正起到指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)施工的作用。資料員在審批、發(fā)放后，原則上應(yīng)至少留出2份原件作為工程檔案保存，施工組織設(shè)計(jì)的保存應(yīng)按工程類別、專業(yè)分類管理，重要的技術(shù)內(nèi)容應(yīng)注意保密。施工組織設(shè)計(jì)是施工企業(yè)管理水平、技術(shù)指導(dǎo)、質(zhì)量控制等綜合能力的體現(xiàn)。
設(shè)計(jì)變更、會(huì)審記錄、工程洽商單同樣是工程施工的語言資料，是施工單位與設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主等各方對(duì)工程技術(shù)達(dá)成一致的綜合體現(xiàn)。也是工程施工圖預(yù)算、工程決算的重要組成部分。所以資料員要及時(shí)保存，分類編號(hào)。
對(duì)工程施工檔案資料嚴(yán)禁涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，資料員在收集、保管時(shí)，加強(qiáng)管理；施工技術(shù)資料實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工資料管理崗位負(fù)責(zé)制。
三、項(xiàng)目開工前的準(zhǔn)備性工作
在工程開工前施工承包單位應(yīng)制定工程施工檔案資料過程監(jiān)督檢查計(jì)劃，把移交資料的范圍、份數(shù)、表格樣式，列出清單，監(jiān)理方、城建檔案部門溝通確認(rèn)；工程實(shí)行分包的，對(duì)施工分包單位并進(jìn)行綜合交底，明確工程技術(shù)資料的權(quán)威性、重要性，為資料收集、管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、圖紙作為工程語言，應(yīng)統(tǒng)一管理、規(guī)范歸檔
施工圖以及與施工圖有關(guān)的其他設(shè)計(jì)文件，如地質(zhì)勘探報(bào)告、設(shè)計(jì)變更通知單、圖紙自審和會(huì)審記錄、工程變更洽商單等是工程施工的重要依據(jù)。在施工過程中一定要作為重點(diǎn)認(rèn)真管理。
1、圖紙資料的接收和發(fā)放
????資料員在接收?qǐng)D紙資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)核對(duì)圖號(hào)或編號(hào)、圖名或資料名稱、份數(shù)和每份張數(shù)，核對(duì)無誤后方可簽收。收下圖紙資料后，應(yīng)先交技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審閱和確定發(fā)放對(duì)象。審閱中如發(fā)現(xiàn)與所承包的工程項(xiàng)目無關(guān)的圖紙資料時(shí)，應(yīng)及時(shí)將其送回。如無問題要在臺(tái)帳上按規(guī)定進(jìn)行登記，標(biāo)明圖紙收發(fā)日期；按確定的發(fā)放范圍填寫圖紙資料交接清單，經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后及時(shí)進(jìn)行圖紙資料的發(fā)放。圖紙資料交接清單一式二份，一份隨資料交收件單位，一份資料員保存?zhèn)洳?。圖紙如是復(fù)制資料，尤其是局部復(fù)印且未復(fù)制到圖簽部位時(shí)，資料員應(yīng)在復(fù)制圖紙的適當(dāng)部位注上圖號(hào)和圖名。
2、圖紙資料保管和使用
資料員在圖紙資料收到后的5個(gè)工作日內(nèi)完成臺(tái)帳登記。臺(tái)帳按單位（子單位）工程分別建立，每個(gè)單位（子單位）工程的臺(tái)帳按專業(yè)分類，同專業(yè)圖紙的臺(tái)帳按圖號(hào)順序由小到大排列。應(yīng)將每套圖紙單獨(dú)裝袋，并在圖紙袋正面和脊背上注明圖號(hào)、圖名和圖紙張數(shù)，如一套圖紙分裝幾袋時(shí)，還應(yīng)在每袋上注明第幾袋、共幾袋和本袋圖紙的圖號(hào)順序號(hào)范圍。使用過程中圖紙袋破損時(shí)，資料員應(yīng)及時(shí)更換。項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部人員需使用圖紙資料時(shí)，可隨時(shí)從資料員處領(lǐng)取，資料員可自行予以記錄。圖紙使用人應(yīng)注意保持圖紙整潔，用完后將圖紙按圖號(hào)順序排列后再裝入原袋。暫時(shí)不用的圖紙資料應(yīng)歸還資料員保存，資料員應(yīng)對(duì)歸還的圖紙資料進(jìn)行清點(diǎn)。圖紙資料除非有富余，一般不外借。確需外借時(shí)，應(yīng)由借閱人提出借條，借條應(yīng)寫明所借資料的圖號(hào)或編號(hào)、名稱、張數(shù)和需借閱的天數(shù)，經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可外借。作為竣工圖的圖紙資料應(yīng)單獨(dú)保存，一般不應(yīng)使用。確需使用時(shí)，應(yīng)經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、圖紙變更、會(huì)審記錄管理
所有變更資料應(yīng)與相關(guān)的圖紙登記在同一臺(tái)帳內(nèi)，如變更資料涉及多套圖紙，在這些圖紙的臺(tái)帳上均應(yīng)登記。變更資料應(yīng)與相關(guān)的圖紙同袋保存（圖紙分裝幾袋時(shí)，放入第1袋），并由資料員在圖紙目錄后加入一份變更資料清單。如變更資料涉及多套圖紙，應(yīng)將變更資料復(fù)制多份，分別裝入相關(guān)圖紙的圖袋內(nèi)。圖紙資料局部變更時(shí)，資料員應(yīng)在收到變更資料的2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)變更資料對(duì)原圖紙資料進(jìn)行修改，并在修改部位注明變更資料編號(hào)（或其他唯一性的標(biāo)識(shí)）。當(dāng)變更范圍較大，不便于修改時(shí)，可在變更部位或圖紙資料的適當(dāng)部位注明變更資料編號(hào)及主要變更內(nèi)容。在圖上標(biāo)注時(shí)應(yīng)采用黑色墨水筆。作廢的圖紙資料應(yīng)經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人鑒定，資料員在2個(gè)工作日內(nèi)將作廢的圖紙資料收回，并加蓋作廢章，并在臺(tái)帳內(nèi)注明。如作廢的圖紙資料還需使用，經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人同意，由資料員加蓋作廢章后保留。作廢的圖紙資料在工程竣工后統(tǒng)一銷毀。
五、資料的存放、檢索與管理
工程施工檔案資料按時(shí)間順序進(jìn)行存放，所有資料形成后，應(yīng)由資料員統(tǒng)一歸檔保管，資料員應(yīng)對(duì)上交資料進(jìn)行檢查，保證資料的準(zhǔn)確無誤，資料歸檔后由資料員按照要求進(jìn)行分類組卷，并編制目錄以便查閱。資料員應(yīng)對(duì)歸檔的資料負(fù)責(zé)，確保其不被破壞、修改及遺失。資料員要建立借閱記錄，并負(fù)責(zé)向借閱人要回所借資料。項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行檢查，確保資料與工程同步進(jìn)行。資料員要定期對(duì)各部門資料歸檔情況進(jìn)行檢查，并將檢查情況以書面形式通報(bào)項(xiàng)目各部門，同時(shí)報(bào)送項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人，對(duì)不符合要求的提出整改要求，限令整改日期，進(jìn)行復(fù)查。
六、工程竣工資料編制的質(zhì)量要求：
工程施工檔案資料必須真實(shí)地反映工程竣工后的實(shí)際情況，具有永久和長期保存價(jià)值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，各種程序責(zé)任者的簽章手續(xù)必須齊全。
工程施工檔案資料必須使用原件；如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件存放處。
工程施工檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定用筆。工程施工檔案資料應(yīng)采用打印的形式并手工簽字。
工程施工檔案資料的編制和填寫必須適應(yīng)檔案縮微管理和計(jì)算機(jī)輸入的要求，凡采用施工藍(lán)圖改繪竣工圖的，必須使用新藍(lán)圖并反差明顯，修改后的竣工圖必須圖面整潔，文字材料字跡工整、清楚。達(dá)不到質(zhì)量要求的文字材料和圖紙要一律重做。
七、工程資料組卷的基本原則：
1、建設(shè)項(xiàng)目按單位工程組卷；
2、工程施工檔案資料應(yīng)按基建文件、施工資料、監(jiān)理文件和竣工圖分別進(jìn)行組卷，施工資料、竣工圖還應(yīng)按專業(yè)分別組卷，以便于保管和利用；
3、工程施工檔案資料應(yīng)根據(jù)工程資料的分類和《專業(yè)工程分類編碼參考表》進(jìn)行組卷；
4、卷內(nèi)資料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)椋悍饷?、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊；
5、卷內(nèi)資料若有多種資料時(shí)，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應(yīng)按資料的編號(hào)順序排列；
6、編寫頁號(hào)以獨(dú)立卷為單位，在案卷內(nèi)文件材料排列順序確定后，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)；每卷從1開始用打號(hào)機(jī)或鋼筆依次逐張標(biāo)注頁號(hào)，采用黑色、藍(lán)色油墨或墨水。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)；
7、工程施工檔案資料頁號(hào)的編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈淖植牧享撎?hào)編寫在右下角，雙面編寫的文字材料頁號(hào)正面編寫在右下角，背面編寫在左下角；竣工圖紙折疊后無論何種形式，一律編寫在右下角。
8、文字資料必須裝訂成冊(cè)，圖紙材料可以裝訂成冊(cè)，也可以散裝載卷盒內(nèi)存放；9、裝訂時(shí)要剔除金屬物，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙；案卷裝訂采用三孔一線制，棉線裝訂結(jié)打在背面，裝訂線據(jù)左側(cè)20㎜，上下兩孔分別距中孔80㎜。圖紙散裝在卷盒內(nèi)時(shí)，需將案卷封面、目錄、備考表三件用棉線在左上角裝訂在一起。
總之，工程檔案資料是建筑物設(shè)計(jì)、施工的記憶載體，資料管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件；工程竣工做到過程管理清晰、可追溯，工程檔案體現(xiàn)施工企業(yè)的技術(shù)管理水平；因此，施工企業(yè)項(xiàng)目部要高度重視檔案資料的管理工作，嚴(yán)格過程控制，防止弄虛作假、損毀丟失文件資料的行為。